Le présent accord définit les standards de prestation applicables à l’accompagnement d’ELXAO pour les salons et événements professionnels, notamment la planification en amont, la coordination du stand, l’exécution sur site et le suivi après l’événement.
Périmètre des prestations
- Stratégie événementielle, définition des publics et cadrage des KPI.
- Concept du stand, hiérarchie de la signalétique et messages destinés à l’équipe sur place.
- Coordination des prestataires, calendrier de production, transport et personnel.
- Collecte et qualification des leads, puis transmission après l’événement.
Niveaux de service
- Première réponse de cadrage : dans les 2 jours ouvrés suivant la réception du brief.
- Projet de plan opérationnel : dans les 5 jours ouvrés suivant la validation du périmètre.
- Point de coordination avant l’événement : au moins 1 semaine avant le déplacement ou le verrouillage de la production.
- Débriefing après l’événement : dans les 5 jours ouvrés suivant sa clôture.
Responsabilités du Client
- Fournir en temps utile les dates de l’événement, le règlement du site, les éléments de marque et les coordonnées des décideurs.
- Valider les créations, le choix des prestataires et les décisions de personnel dans les délais de revue convenus.
- Fournir les informations sur les produits, les tarifs et les offres nécessaires aux messages de l’événement.
Exclusions
Les contrats avec les sites, la fabrication, le transport, les formalités douanières, les réservations de voyage et les conditions des prestataires tiers échappent au contrôle d’ELXAO, sauf inclusion expresse dans l’énoncé des travaux.
Acceptation et gestion des modifications
Toute modification du périmètre est confirmée par écrit. Toute modification substantielle des dates, des sites, du personnel ou des livrables peut entraîner une révision du calendrier ou un ajustement commercial.