Prezentul acord definește standardul de prestare a serviciilor de asistență pentru evenimentele comerciale ELXAO, incluzând planificarea premergătoare evenimentului, coordonarea standului, desfășurarea activităților la fața locului și urmărirea ulterioară a evenimentului.
Domeniul de aplicare
- Strategia evenimentului, definirea publicului țintă și stabilirea indicatorilor-cheie de performanță (KPI).
- Narațiunea de la stand, ierarhia semnalizării și mesajele transmise de echipa de la fața locului.
- Coordonarea furnizorilor, calendarul de producție, transportul mărfurilor și personalul.
- Captarea datelor de contact, calificarea clienților potențiali și predarea dosarelor după eveniment.
Nivelurile de servicii
- Răspuns inițial privind analiza cerințelor: în termen de 2 zile lucrătoare de la primirea brief-ului.
- Proiectul planului operațional: în termen de 5 zile lucrătoare de la aprobarea definirii domeniului de aplicare.
- Etapa de coordonare premergătoare evenimentului: cu cel puțin o săptămână înainte de plecare sau de finalizarea producției.
- Raportul de evaluare post-eveniment: în termen de 5 zile lucrătoare de la încheierea evenimentului.
Responsabilitățile clientului
- Furnizați datele evenimentelor, regulile locației, materialele de promovare ale mărcii și datele de contact ale persoanelor cu putere de decizie, cu suficient timp înainte pentru a permite planificarea.
- Să aprobe proiectele, alegerea furnizorilor și deciziile privind personalul în termenele de revizuire convenite.
- Furnizați detaliile privind produsele, prețurile și ofertele necesare pentru comunicarea referitoare la eveniment.
Excluderi
Contractele privind locațiile, producția, transportul, formalitățile vamale, rezervările de călătorie și condițiile furnizorilor terți nu se află sub controlul ELXAO, cu excepția cazului în care sunt incluse în mod explicit în caietul de sarcini.
Acceptarea și controlul modificărilor
Modificările privind domeniul de aplicare se confirmă în scris. Modificările semnificative privind datele evenimentelor, locațiile, personalul sau livrabilele pot determina revizuirea calendarului sau ajustări comerciale.