Deze overeenkomst definieert de leveringsstandaard voor ELXAO ondersteuning bij handelsevenementen, inclusief planning vóór de show, standcoördinatie, uitvoering ter plaatse en follow-up na het evenement.
Domein
- Evenementstrategie, doelgroepdefinitie en KPI-framing.
- Standverhaal, bewegwijzeringhiërarchie en berichten aan het vloerteam.
- Leverancierscoördinatie, productietijdlijn, vracht en personeel.
- Leadregistratie, kwalificatie en overdracht na de show.
Serviceniveaus
- Eerste scopingreactie: binnen 2 werkdagen na ontvangst van de opdracht.
- Concept exploitatieplan: binnen 5 werkdagen na goedkeuring van de scoping.
- Coördinatiecontrole vóór het evenement: minimaal 1 week vóór vertrek of productieblokkering.
- Nabespreking na het evenement: binnen 5 werkdagen na sluiting van het evenement.
Verantwoordelijkheden van de klant
- Geef evenementdata, locatieregels, merkmiddelen en besluitvormers tijdig op voor de planning.
- Keur ontwerpen, leverancierskeuzes en personeelsbeslissingen goed binnen afgesproken beoordelingsvensters.
- Geef product-, prijs- en aanbiedingsgegevens op die nodig zijn voor berichtgeving over evenementen.
Uitsluitingen
Locatiecontracten, productie-, vracht-, douane-, reisboekings- en externe leveranciersvoorwaarden vallen buiten de controle van ELXAO, tenzij expliciet opgenomen in het werkoverzicht.
Acceptatie en veranderingsbeheersing
Wijzigingen in de scope worden schriftelijk bevestigd. Materiële wijzigingen in de datums, locaties, personeelsbezetting of resultaten van evenementen kunnen aanleiding geven tot een herziene tijdlijn of commerciële aanpassing.