Tämä sopimus määrittelee toimitusstandardin ELXAO kauppatapahtumien tuelle, mukaan lukien esittelyä edeltävä suunnittelu, osastokoordinointi, paikan päällä tapahtuva toteutus ja tapahtuman jälkeinen seuranta.
Laajuus
- Tapahtumastrategia, yleisömäärittely ja KPI-kehystys.
- Booth-kertomus, kylttihierarkia ja kerrosryhmän viestit.
- Toimittajan koordinointi, tuotannon aikajana, rahti ja henkilöstö.
- Lyijin kaappaus, kelpoisuus ja esityksen jälkeinen kanavanvaihto.
Palvelutasot
- Ensimmäinen vastaus: 2 arkipäivän kuluessa tiedotteen vastaanottamisesta.
- Toimintasuunnitelmaluonnos: 5 arkipäivän kuluessa laajuuden hyväksymisestä.
- Tapahtumaa edeltävä koordinointitarkastuspiste: vähintään 1 viikko ennen matkaa tai tuotantolukkoa.
- Tapahtuman jälkeinen tiedote: 5 arkipäivän sisällä tapahtuman sulkemisesta.
Asiakkaan vastuut
- Anna tapahtumapäivät, tapahtumapaikan säännöt, brändivarat ja päätöksentekijät ajoissa suunnittelua varten.
- Hyväksy suunnitelmat, toimittajavalinnat ja henkilöstöpäätökset sovittujen tarkistusikkunoiden puitteissa.
- Toimita tuote, hinnoittelu ja tarjouksen tiedot, joita tarvitaan tapahtumaviestintään.
Poikkeukset
Paikkasopimukset, valmistus-, rahti-, tulli-, matkavaraus- ja kolmannen osapuolen toimittajien ehdot ovat ELXAO hallinnan ulkopuolella, ellei niitä ole nimenomaisesti sisällytetty työselosteeseen.
Hyväksymisen ja muutoksen hallinta
Laajuuden muutokset vahvistetaan kirjallisesti. Tapahtumapäivien, -paikkojen, henkilökunnan tai suoritteiden olennaiset muutokset voivat aiheuttaa tarkistetun aikataulun tai kaupallisen mukautuksen.